Art. 1 – Finalità e ambito di applicazione
1. Il presente Codice Etico (di seguito denominato “Codice”) reca i princìpi guida del comportamento dei soggetti che operano presso lo Studio Notarile (di seguito denominati lo Studio”) e specifica i doveri di lealtà, imparzialità, diligenza ed operosità da applicare.
2. L’attività di tali soggetti deve essere conforme alla posizione di indipendenza propria dell’attività notarile, ai compiti di garanzia affidati ai notai, all’imparzialità dell’attività notarile nonché al rispetto degli obblighi di riservatezza.
3. Il Codice si applica a tutti coloro che operano presso lo Studio sotto qualsiasi forma, a tempo pieno o a tempo parziale, in forma di lavoro subordinato o non subordinato, ai praticanti, ai consulenti e alle persone autorizzate a frequentare lo Studio per effettuare studi o ricerche. Quando il Codice nel prosieguo si riferisce solo al “dipendente”, si deve intendere tale espressione in senso generale e cioè riferita a tutti i soggetti di cui al presente comma, anche se non tecnicamente qualificabili come “dipendenti”.
4. Restano ferme le norme di legge e di deontologia applicabili ai notai titolari degli Studi Notarili, cui i dipendenti comunque si conformano, per quanto di loro spettanza e competenza.
5. L’attività dello Studio si svolge in linea con i principi recati dal Codice di Condotta dei notai europei.
Art. 2 – Disposizioni generali
1. Il dipendente si impegna a rispettare il Codice al momento dell’assunzione dell’incarico e a tenere una condotta ispirata ai princìpi di lealtà, imparzialità, integrità ed onestà.
2. Il dipendente evita ogni atto o comportamento che violi o possa far ritenere violate le disposizioni di legge o di regolamento o contenute nel Codice.
3. I rapporti tra lo Studio e i dipendenti sono improntati a fiducia e collaborazione. Il dipendente si adopera affinché le relazioni con i colleghi siano ispirate ad armonia ed evita atti o comportamenti caratterizzati da animosità o conflittualità. Il dipendente conforma la propria attività e l’uso dei beni dello Studio ai criteri di correttezza, economicità, efficienza ed efficacia. Il dipendente dedica al lavoro d’ufficio la giusta quantità di tempo e di impegno, evitando assenze o allontanamenti indebiti.
4. Il dipendente limita ai casi di assoluta necessità l’eventuale uso per ragioni personali delle apparecchiature telefoniche, delle fotocopiatrici e degli elaboratori, anche in caso di ricezione di comunicazioni.
5. Nelle relazioni con l’esterno, il dipendente si comporta in modo tale da determinare fiducia e collaborazione da parte dei soggetti che entrano in contatto con lo Studio; mostra cortesia e disponibilità nella comunicazione con il pubblico e cura la trattazione delle questioni in maniera efficiente e sollecita.
Art. 3 – Imparzialità
1. Il dipendente opera con imparzialità, evita trattamenti di favore e disparità di trattamento, si astiene dall’effettuare pressioni indebite e le respinge, adotta iniziative e decisioni nella massima trasparenza ed evita di creare o di fruire di situazioni di privilegio.
2. Nei rapporti con i soggetti interessati a qualunque titolo all’attività dello Studio, il dipendente non assume impegni né fa promesse personali che possano condizionare l’adempimento dei doveri d’ufficio.
3. Il dipendente, fermo il diritto di associazione e il diritto di adesione a partiti politici e sindacati, comunica ai titolari dello Studio l’adesione ad associazioni, circoli od altri organismi di qualsiasi natura i cui interessi possano influenzare lo svolgimento delle funzioni d’ufficio.
Art. 4 – Integrità
1. Il dipendente non utilizza lo Studio per perseguire fini o per conseguire benefici privati e personali.
2. Il dipendente non si avvale della posizione che ricopre nello Studio per ottenere utilità o benefici nei rapporti esterni anche di natura privata. Nei rapporti privati, il dipendente evita di dichiarare o di lasciare intendere la propria posizione nei casi in cui tale menzione non risponda ad esigenze obiettive.
3. Il dipendente non fa uso delle informazioni non disponibili al pubblico o non rese pubbliche, ottenute anche in via confidenziale nell’attività d’ufficio, per realizzare profitti o interessi privati.
4. Il dipendente evita di ricevere benefici di ogni genere, che possano essere o apparire tali da influenzarne l’indipendenza di giudizio e l’imparzialità; inoltre non sollecita né accetta, per sé o per altri, alcun dono o altra utilità da parte di soggetti comunque interessati all’attività dello Studio o che intendano entrare in rapporto con esso, con eccezione dei regali di modico valore.
5. Nel caso in cui riceva pressioni illegittime o gli vengano offerti regali, benefici o altre utilità eccedenti un modico valore, il dipendente è tenuto a darne tempestiva comunicazione ai titolari dello Studio.
Art. 5 – Norme particolari
1. Fuori dell’ordinario procedimento di assegnazione delle pratiche, il dipendente non sollecita né riceve comunicazioni a lui destinate, né invia missive non autorizzate.
2. Il dipendente partecipa ai soli incontri e riunioni, anche informali, rilevanti per l’attività d’ufficio cui è autorizzato a prendere parte; evita inoltre contatti non autorizzati con destinatari anche indiretti dell’attività dello Studio o con chi fornisce o intende fornire beni o servizi all’Ufficio.
3. La partecipazione dei dipendenti a convegni, seminari e dibattiti è autorizzata sulla base dei criteri di trasparenza, competenza, opportunità e rotazione, previa dichiarazione circa l’ammontare dell’eventuale rimborso, gettone o compenso percepito a qualunque titolo, ovvero circa la fruizione di particolari benefici.
Art. 6 – Conflitto d’interessi
1. Il dipendente si adopera per prevenire situazioni di conflitto d’interessi con lo Studio e informa i titolari dello Studio degli eventuali interessi, anche di natura economica, che egli, il coniuge, i parenti entro il quarto grado o i soggetti conviventi abbiano nelle attività o nelle decisioni di propria competenza.
2. Il dipendente si astiene in ogni caso dal partecipare ad attività o decisioni che determinano tale conflitto, e fornisce ai titolari dello Studio ogni ulteriore informazione richiesta.
3. Il dipendente si astiene dal partecipare, per un periodo di almeno due anni, alla trattazione delle questioni che possano coinvolgere interessi di propri precedenti soci in affari ovvero, fuori dei casi in cui è autorizzato, di precedenti datori di lavoro.
4. Il dipendente si astiene in ogni altro caso in cui sussistano gravi ragioni di convenienza o nei quali, anche in ragione di una grave inimicizia, la propria partecipazione alla trattazione della questione possa ingenerare sfiducia nell’imparzialità dello Studio.
5. Il dipendente informa tempestivamente i titolari dello Studio degli eventuali contatti avviati, ai fini dell’assunzione di incarichi o di attività esterni allo Studio, con soggetti interessati anche solo potenzialmente all’attività dello Studio.
6. Il presente Codice impegna il dipendente che cessi di prestare servizio presso lo Studio a non trovarsi in una situazione di conflitto di interessi con lo Studio per un periodo di almeno due anni.
Art. 7 – Riservatezza
1. Il dipendente rispetta il segreto d’ufficio e mantiene riservate le notizie e le informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni e che non siano oggetto di trasparenza in conformità alla legge e ai regolamenti. Il dipendente osserva il dovere di riservatezza anche dopo la cessazione dal servizio.
2. In particolare, il dipendente non fornisce informazioni in merito ad attività istruttorie, ispettive o di indagine in corso presso lo Studio e non rilascia informazioni relative ad atti stipulati o da stipulare.
3. Il dipendente consulta i soli atti e fascicoli ai quali è autorizzato ad accedere e ne fa un uso conforme ai doveri d’ufficio, consentendone l’accesso a coloro che ne abbiano titolo e in conformità alle prescrizioni impartite nello Studio.
4. Il dipendente previene l’eventuale dispersione di dati osservando le misure di sicurezza impartite, custodendo con ordine e cura gli atti affidati ed evitando di effettuarne inutili copie.
Art. 8 – Rapporti con la stampa
1. Il dipendente non intrattiene rapporti con organi di stampa o con altri mezzi di informazione e si astiene da ogni dichiarazione pubblica che possa incidere sull’immagine dello Studio. Qualora sia richiesto di fornire chiarimenti o informazioni da parte degli organi di stampa o da altri mezzi di informazione, ne dà tempestiva notizia ai titolari dello Studio.
Art. 9 – Attività collaterali
1. Il dipendente informa i titolari dello Studio degli eventuali scritti ed articoli che intenda pubblicare nelle materie di competenza dello Studio.
2. Il dipendente non presta altre attività di lavoro subordinato o autonomo anche di consulenza in materie connesse con quelle di competenza dello Studio.
3. Il dipendente non svolge ulteriori attività esterne che contrastano con i doveri o che incidono sul corretto svolgimento dei compiti d’ufficio.
Art. 10 – Aggiornamenti del Codice
1. Il presente Codice può essere aggiornato sulla base della legislazione e dei principi deontologici sopravvenuti nonché sulla base dell’esperienza acquisita.
